Cómo elegir el software de contabilidad adecuado

Anteriormente, mantener “los libros” para una empresa era, literalmente, un proceso basado en papel, que incluía un libro de contabilidad, muchas columnas y un lápiz para registrar los datos financieros esenciales de una empresa. Sin embargo, en la era digital, incluso las empresas más pequeñas pueden beneficiarse de una amplia variedad de productos de software contable para pequeñas empresas en el mercado. 

El software de contabilidad no solo puede ayudarte a reducir los errores humanos en los cálculos, sino que también puede ayudar a obtener información sobre tu negocio que no pudiste ver en papel, como generar pronósticos de ventas para el próximo trimestre, y determinar qué artículos están sobrecargados , y señalando tu servicio menos rentable.

El software de contabilidad empresarial puede ser la fuente de toda esta información. Pero encontrar el mejor programa de software de contabilidad para tu empresa puede ser un desafío, con una explosión de productos de software envueltos en paquetes y ofertas de aplicaciones en línea. 

Para elegir un programa de software de contabilidad empresarial, debes comprender algunos conceptos básicos de contabilidad empresarial, analizar detenidamente tu negocio y sus necesidades contables y evaluar los productos disponibles en la actualidad.

Antes de continuar, permíteme decirte que miskuentas, es el software más completo que puedes encontrar en el mercado, pruébalo y verás que es el software de contabilidad que necesitas.

Tipos de productos de contabilidad disponibles

La gama de productos de software de contabilidad disponibles para pequeñas y medianas empresas ha crecido de manera constante. En este momento, hay algunas categorías generales para elegir: paquetes de nómina y contabilidad para pequeñas empresas, programas de administración de negocios de servicio completo, aplicaciones en línea alojadas en la Web y programas gratuitos. Aquí hay un resumen de cada categoría:

• Programas para pequeñas empresas y contabilidad. Existen varios programas de software de contabilidad de mayor venta que puedes comprar en el mercado, o en la Web, que satisfarán las necesidades de la mayoría de las pequeñas empresas al proporcionar las herramientas de contabilidad y los informes que necesitas para utilizar stus datos financieros. 
• Programas de software de gestión empresarial. Estos son programas de contabilidad de precios más altos y funciones más completas que también pueden incluir otras funciones financieras que necesitas seguir en tu negocio, como el punto de venta, el control de inventario, la gestión de la relación con el cliente (CRM), la facturación, las compras e incluso los recursos empresariales.
• Aplicaciones de contabilidad alojadas en la web. Una nueva generación de aplicaciones de gestión financiera en línea ha surgido en los últimos años, aprovechando la creciente confianza que las empresas están desarrollando en la Web como un entorno empresarial seguro. 

Ahora que los empresarios se sienten cómodos con el modelo de “software en la nube” y los beneficios inherentes que ofrece, cada vez son más los que comienzan a mirar más allá de la productividad del correo electrónico o la oficina a aplicaciones más sofisticadas y sensibles, como las finanzas.

• Programas de software de contabilidad gratuitos. La mayoría de las pequeñas empresas deben ser escépticas con respecto a los programas “gratuitos”, especialmente cuando se trata de los datos financieros de tu empresa.  Hay muchas herramientas gratuitas de contabilidad en el mercado, pero es importante recalcar que no son para nada recomendadas.

Comprender tus necesidades contables

El primer paso que debes tomar para elegir el software de contabilidad para tu empresa es realizar un buen análisis de necesidades, que se ocupará de las necesidades administrativas y financieras. Debes ser amplio, explorando tanto las preguntas obvias como las que realmente te hacen pensar. 

Lo que necesitas saber sobre tu negocio

El primer paso que debes tomar antes de decidirse por un software de contabilidad es asegurarte de que tengas conocimientos financieros. “Uno de los errores que cometen las empresas cuando compran software de contabilidad es creer que no necesitan saber nada sobre contabilidad financiera porque el software se hará cargo de ti” afirman los expertos. “Necesitas entender la contabilidad de las pequeñas empresas”.

Hay varias maneras en que un empresario o ejecutivo de una pequeña empresa puede llegar a dominar la comprensión de qué datos debe conservar su empresa (para tomar mejores decisiones comerciales) y qué informes deben generar (para el servicio de impuestos y las autoridades fiscales). Puedes leer libros. Puedes tomar clases. Puedes hacer investigación en internet. 

 
Otra consideración es el tipo de negocio que operas. Varios sectores diferentes tienen módulos especializados o paquetes complementarios porque necesitan mantener datos especializados. 

Si eres un fabricante, por ejemplo, es posible que debas comprender el inventario y la manipulación de piezas y mano de obra. Si eres un minorista, es posible que también debas comprender tu inventario a través de un programa de punto de venta. El consultorio de un médico necesita programas especializados para facturar a las compañías de seguros, aunque muchos pueden dedicar esta función a intermediarios y / o consultores. 

Habla con tu contador y personal

Si tu empresa tiene un contador, ya sea un consultor externo o un contador interno, te convendría consultar a ese experto antes de adquirir el software de contabilidad. 

Tu contador puede recomendar software que funciona con los programas que tienen. 

 
Tu departamento de informática es tan importante como tu contador. También necesitas comprender tu situación de hardware. Los paquetes de software de contabilidad empresarial utilizan grandes bases de datos, que generalmente consisten en muchas tablas de datos diferentes, todas trabajando juntas, así que echa un vistazo a tu espacio en el disco. 

A medida que tus datos contables aumentan, lo que sucede rápidamente, cuanto más espacio necesitarás. Este es el elemento más importante para revisar, pero no el único. Deberás evaluar la antigüedad de tu sistema, así como tus procedimientos de copias de seguridad y medios de almacenamiento.

Esta es una guía general que debes consultar si deseas adquirir un software de contabilidad para tu empresa.